Ofislerde dolap ihtiyacı genellikle masalar dolduğunda fark edilir. Klasörler pencere önüne, kutular masa altına yığılır ve ilk refleks yeni bir saklama birimi almak olur. Bu sırada atlanan adım şudur: mevcut evrakın ne kadarı gerçekten ofiste durmak zorundadır. Ayıklama yapılmadan alınan dolap, kısa sürede aynı karmaşayı kapağın arkasına taşır.
Doğru sıra önce sınıflandırma sonra seçimdir. Hangi belgenin ne sıklıkla açıldığı bilindiğinde alınacak ofis dolabı tipi de kendiliğinden belli olur. Günlük erişilen evrak masaya yakın ve açık raflı bir birimde, ayda bir açılan evrak kapaklı dolapta, yıllık saklama gerektiren belgeler ise kilitli arşiv biriminde durur.
Erişim sıklığına göre üç katman
Evrakı üç katmana ayırmak pratik bir yöntemdir ve pahalı bir sistem gerektirmez.
1. Aktif evrak: haftalık kullanılan belgeler. Masanın kol mesafesinde, keson veya alçak dolapta durur.
2. Dönemsel evrak: ay veya çeyrek sonunda açılan belgeler. Oda içinde kapaklı dolapta saklanır.
3. Arşiv: yasal saklama süresi boyunca tutulan belgeler. Ayrı bir alanda kilitli ve etiketli birimlerde durur.
Bu ayrım yapıldığında ihtiyaç duyulan dolap hacmi çoğu zaman ilk tahmin edilenden küçük çıkar, çünkü arşiv katmanı ofis alanından çıkarılabilir.
Katmanlar belirlendikten sonra dolap tipi seçimi kolaylaşır. Aktif evrak için tercih edilen alçak birimlerde üst yüzey ek çalışma alanı olarak da kullanılır. Dönemsel evrak için kapaklı modeller görsel düzeni korur. Arşiv katmanında ise yoğun yük taşıyan raflı sistemler öne çıkar. Aynı odaya alınacak bir ofis dolabı bu üç işlevden hangisini üstleneceği bilinmeden seçildiğinde, kısa sürede yanlış işte kullanılmaya başlar.
Raf yükü ve gövde dayanımı
Klasör dolu bir raf tahmin edilenden ağırdır. Uzun açıklıklı raflarda malzeme kalınlığı yeterli değilse orta bölüm zamanla sarkar. Sarkma başladığında kapaklar da hizasını kaybeder ve dolap düzgün kapanmaz. Bu nedenle arşiv amaçlı dolaplarda raf açıklığı ve panel kalınlığı sorulması gereken teknik verilerdir.
Yüksek dolaplarda ayrıca devrilme güvenliği önemlidir. Üst raflar dolduğunda ağırlık merkezi yükselir. Duvara sabitleme aparatı montaj sırasında uygulandığında bu risk ortadan kalkar ve özellikle çocukların da bulunabildiği kurum ofislerinde bu adım atlanmamalıdır.
Kapak tipi de gövde dayanımıyla ilişkilidir. Geniş ve tek kanatlı kapaklar açıldığında menteşeye ciddi bir kaldıraç yükü biner. İki kanatlı çözümler bu yükü böler ve uzun vadede hizanın korunmasını kolaylaştırır. Camlı kapak tercih edilecekse camın kalınlığı ve kenar işçiliği, günlük kullanımda güvenliği belirleyen unsurlardır.
Kilitli saklama ve düzenin sürdürülmesi
Kişisel bilgi içeren evrak ve sözleşmeler için kilitli birim kullanmak yerleşik bir ofis pratiğidir. Kilit türü de kullanım biçimine göre seçilir: tek kişinin sorumlu olduğu birimlerde klasik kilit yeterlidir, birden çok kişinin eriştiği alanlarda ortak anahtar yönetimi sorun üretir ve daha kontrollü bir düzen gerekir.
Kurulan düzenin kalıcı olması için etiketleme şarttır. Raf ve çekmece etiketleri olmayan bir sistem, birkaç ay içinde ilk haline döner. Etiket düzeni basit tutulduğunda ve herkes tarafından anlaşıldığında dolap gerçek işini görür.
Düzenin ömrünü uzatan bir başka alışkanlık, dolabın kapasitesini tamamen doldurmamaktır. Rafların bir bölümü boş bırakıldığında yeni gelen evrak yerini bulur ve düzen bozulmadan büyür. Tamamen dolu bir dolapta ise ilk gelen belge en yakın boşluğa sıkıştırılır ve sınıflandırma birkaç hafta içinde işlevini yitirir.
Oda içindeki yeri de seçimin parçası
Dolapların nereye konacağı hem ışığı hem geçişi etkiler. Pencere önüne yerleştirilen yüksek bir birim odanın aydınlığını düşürür. Kapı açılış yönüne denk gelen bir dolap kapağı tam açılmaz. Kapak yerine sürgülü sistem tercih edilmesi dar koridorlarda alan kazandırır.
Ofis dolapları yerleşim planının parçası olarak seçildiğinde ayrıca bölge ayırıcı olarak da kullanılabilir. Alçak dolap sıraları açık ofiste bölüm sınırı oluşturur ve üstleri kullanılabilir bir yüzey üretir. Proje bazlı üretimde bu tür çift işlevli çözümler keşif aşamasında planlanır, böylece hem saklama hem düzen ihtiyacı tek yatırımla karşılanır.
